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智能化、智慧化、数字化档案库房室一体化建设

介绍说明

当前智能信息化时代的汹涌来袭，对档案人而言，最重要的就是要思考如何“管好”和“用好”。要“管好”档案文献就是要建设能够适应智能信息化时代的智能档案馆，想“用好”档案文献就是必须在大数据环境中建设以用户为中心提供服务的档案馆。如果说档案数据是“鱼”，以往档案工作模式则相当于“池塘捕鱼”，在大数据时代，档案部门面对的档案数量规模大、种类繁多，工作模式一定要更灵活更智能化，否则就相当于“大海捕鱼”。因而，智能档案馆的建设就显得如此重要。智能档案馆的核心理念是智能服务，而档案馆要提供智能服务就要将馆舍、档案、网络、数据以及用户统一在智能网络中，达到有效挖掘、整合、利用各互动要素产生的海里结构化与非结构化的数据目的。

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档案库房室作为集中保管档案的文化事业机构,是保管档案的基地。根据《档案库房室建筑设计规范》关于现代化档案库房室建设标准要求，以建设成为功能齐全的信息化、无人值守的现代化新型档案库房为目标。功能设计根据《档案法》、《档案库房室建筑设计规范》、《数字档案库房室建设指南》、《数字档案库房室建设规程》等法律法规，以及档案库房安全保护“十防”（防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体）的设计要求，并结合档案库房安全信息化的实际需求。设备及系统设计以集成化、科学化为基本目标，按照一级风险安全防范单位标准设计，在实现信息化安全保护、智能化、现代化管理的各项实际功能需求基础上，充分体现经济实用、节约财政资金的设计原则。

目标：建设智慧化，智能化、数字一体化综合档案库理

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主要涉及：

档案库房室消毒净化设备及系统

档案库房室防火灭火设备及系统

档案库房室防盗设备及系统

档案库房室监控视频设备及系统

档案库房室智能门禁设备及系统

档案库房室漏水监控设备及系统

档案库房室RFID档案管理设备及系统

档案库房室数字化管理设备及系统

档案库房室空气质量度监控设备及系统

档案库房室智能密集架建设设备及系统

档案库房室温湿度自动化恒温恒湿设备及系统

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数字化档案室建设改造

数字档案室建设改造是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式，档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的服务。

档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

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数字化档案室建设改造文件引用

GB3792.1 文献著录总则

GB3792.2 普通图书著录规则

GB/T 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求部分：电子文件归档与档案管理

GB/T 17678.2-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求部分：光盘信息组织结构

GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范

GB/T 19487-2004 电子政务业务流程设计方法通用规范

GB/T 19488.1-2004 电子政务数据元第1部分：设计和管理规范

GB/T 19667.2-2005 基于XML的电子格式规范第2部分：体

BMB17-2006 涉及秘密的信息系统分级保护技术要求

DA/T 18—1999 档案著录规则

DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范

DB37/T 536-2005 档案目录数据采集规范

国保发[2005]16号涉及秘密的信息系统分级保护管理办法

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数字化档案库房改造基本原则

文档一体化原则

各单位应坚持文档一体化原则，规划建设本单位的数字档案室，实现办公信息的顺畅交流。

统筹规划原则

数字档案室是单位信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。

确全原则

各单位应健全各种设施，加强管理，确保档案数据的安全。

   数字化档案库房改造网络建设

档案数据网建设

档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备，采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料，建设独立的档案数据网，进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网为保密网，应依据有关涉密信息系统分级管理规定确定等级，明确安全域，按照BMB17的技术要求进行建设。应与单位办公网和业务网实现物理隔离，禁止接入因特网。

接入单位办公网和业务网

档案室应配备专门的计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查询利用。单位办公网与当地政务网互联、业务网系统内互联的，应采取相应措施，确保档案数据安全。

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数字化档案库房改造软件系统建设

电子文件归档管理系统

是单位办公自动化系统的组成部分，应按照GB/T 18894和有关电子文件归档管理的规定设计开发，逐步实现电子文件实时归档，网上移交。主要包括归档鉴定、整理编目、数据加工、数据报送等功能。归档管理过程中应保证电子文件元数据和背景信息的完整性。

数字档案室管理系统

应建立以数字档案信息收集、管理和利用为核心，涵盖整个档案室业务工作的管理系统。主要应包括电子档案接收、档案资料著录、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计、档案库理等功能。

档案进馆和报送管理系统

按照网络环境下馆室一体化业务建设的模式，按照规定的档案数据及其目录数据格式要求，整理应进馆的档案、资料及现行文件，形成报送数据，通过网络或载体移交等方式向同级综合档案馆移交报送。

档案查询利用系统

在单位办公网上提供非涉密档案信息资源的在线查询利用。

数据库建设包括档案资料目录数据库和电子档案数据库。